תכנון אירועים – איך להפיק אירוע

אירוע:

מילה גדולה שעלולה לעורר כאב ראש לחלקכם, אך עם התכנון הנכון תוכלו לגלות שזה אפילו חוויה לארגן אירוע.

בין אם מדובר באירוע עסקי, חתונה, משפחתי, אירוע לעובדים, בת מצווה לבת או בר מצווה לבן – חשוב שתדעו לתכנן את הדברים נכון.

אז למה לתת לאירוע להוציא את החשק לחגוג? היום בעידן בו הכל הופך ליותר קל ונגיש, כל המידע שתצטרכו נמצא בכף ידכם. בסופו של דבר, כל אחד רוצה שהאירוע שלו יהיה הכי מיוחד, שהאירוע שלו יהיה הערב שכולם ידברו עליו והוא יהיה הדבר הכי חם.

איך הופכים אירוע לדבר קל ופשוט?

כמו שנאמר, היום כבר אין צורך "בלשבור את הראש" כדי להפיק אירוע כמו שצריך. נתחיל מאפיון האירוע, ננסה להבין מהו סוג האירוע, חתונה אינטימית, בר מצווה, אירוע חברה או כל דבר שנותן סיבה למסיבה.

איפה יתקיים האירוע וכמה אורחים מתוכננים?

אלו שתי שאלות הרצות סביב כל אירוע, איפה? בגן אירועים, באולם, בטבע, במועדון או בכלל בחצר הבית.

חשוב להבין לאילו מקומות סוג האירוע שלנו מתאים וכמה מוזמנים אנו מתכננים, אולי יהיו יותר מידי אנשים וגן האירועים הקטן כבר לא יהיה רלוונטי? אלו שני נתונים שקשורים באופן בלתי נפרד אחד לשני.

תקציב למול חלום?

החלום שלכם לא צריך לבוא על חשבון התקציב.תכנון המסגרת התקציבית היא פרט חשוב מאוד בארגון האירוע שלכם. המסגרת באה לאפשר לכם להגשים את החלום במסגרת התקציב שלכם, המסגרת התקציבית נקבעת על פי המקום, מספר האורחים, עלות אוכל והשתייה, תקליטן, צלם, ציוד נוסף וכו'.

עם תכנון נכון של מסגרת התקציב, התפשרות והשקעה במקומות הנכונים, תוכלו לארגן אירוע שיפתיע אפילו גם אתכם. לטובה כמובן. מבלי לשבור תכנית חיסכון.

 

אז עד עכשיו יש לנו: מה חוגגים, איפה וכמה. כמובן שחסר לנו עוד כמה דברים עד שנגיע לאירוע המושלם.

בחירת תאריך לאירוע:

חורף? קיץ? או בכלל אביב? תאריך האירוע הוא דבר חשוב ביותר, לתאריך יש השלכות ישירות על נושא התקציב. עונת הקיץ לדוגמא שבה יש קושי גדול יותר בלמצוא מקום פנוי, הפקה ואנשי מקצוע יקרים יותר. וגם היום בשבוע בו יתקיים האירוע משפיע באופן ישיר ו\או עקיף על מסגרת התקציב, שכן יום חמישי כמעט תמיד  יקר יותר מיום ראשון או שני.

בדרך כלל אם יש תכנון לחגוג את האירוע בגן אירועים או אולם יש צורך בלקבוע לעצמכם מספר תאריכים אפשריים ככה שאם אחד תפוס, תמיד יש אלטרנטיבה לסמוך עליה.

איך לארגן אירוע?

קייטרינג:

הרי אנחנו לא רוצים לתת לאורחים שלנו לחזור עם תחושה לא טובה בבטן. האוכל הוא מבין הנושאים הכי חשובים בכל אירוע, בדרך כלל נפוץ לפנות לחברות קייטרינג שיבנו לכם תפריט לשביעות רצונכם מההתחלה ועד הסוף, בין אם זה בקבלת הפנים, המנה העיקרית ועד לקינוחים שבסוף.

יש צורך בלחשוב על סוג האירוע ואיך יתאים כל דבר, מלצרים שיביאו את המנות או הגשה עצמית באמצעות בופה? נתון להחלטתכם.

בנוסף חשוב לבדוק אם לחברת הקייטרינג יש את כל הכלים המתאימים לאירוע כמו כלי הגשה, סכו"ם, צלחות ועוד כדי להיות מוכנים במאת האחוזים, כמובן שמומלץ אם מתאפשר ללכת לטעימות ולראות מה הבטן שלכם אומרת על האוכל.

תקליטן:

מה יותר חשוב מלהרים את האורחים על הרגליים ולגרום להם לשמוח ולא לשכוח? על התקליטן מוטלת האחראיות הכבדה ביותר באירוע והיא לשמח את האורחים וניהול האירוע. כיום יש מגוון רחב של תקליטנים ברחבי הארץ והעולם, שימו דגש ועשו בדיקה, בקשו סרטונים מאירועים אחרים, בדקו שהתקליטן מבין היטב את סוג המוסיקה המתאימה לקהל האורחים שלכם. מקצועיות התקליטן חשובה ביותר להצלחת האירוע.

השכרת ציוד

השכרת הציוד תלויה בסוג האירוע, אירוע גדול יותר יצרוך יותר כיסאות שולחנות ושטחי אירוח ומטבח. עליכם להזמין את כל הציוד שצריך, תאורה, שולחנות, בר, וגנרטור במידה והאירוע מתקיים במקום ללא חשמל יציב (או כגיבוי). בנוסף לדברים הפיזיים יש גם את אנשי המקצוע.

צלם:

הדרך להנציח את האירוע שלכם כמשהו בלתי נשכח וכחוויה מדהימה. קיימות כמה דרכים, צלם שיצלם את האירוע מתחילתו ועד סופו, השוק המודרני מציע קיום דברים נוספים! כמו צלם מגנטים הנותן לאורחים לקחת איתם מזכרת לבית או דוכן צילומים עם רקע מיוחד ואביזרי צילום, ואפילו בלוק עץ ומזכרות מיוחדות מאירועים.

אלכוהול:

נתון להחלטתכם, האם האורחים יעזבו עם חיוך על הפנים או לא? בדרך כלל המחיר לאירועים אינו כולל משקאות חריפים. והמשימה מוטלת עליכם! אפשר למצוא מסיטונאים במחירים זולים, ניתן "להשכיר" חבילות אלכוהול מחנויות ולאחר האירוע להחזיר את הבקבוקים הסגורים ולהזדכות בחזרה על עלותם.

תקציב לפי בר או לפי שולחן? ניתן לחשב את עלויות האלכוהול לפי מספר האורחים בשולחנות שלדוגמא שולחנות עם אורחים מתחת לגיל 18 כמובן לא צריכים אלכוהול.

 הכל מונח בידייכם ובאיך שאתם תרצו שהכל יתנהל.

עיצוב האירוע:

האם לעצב בעצמכם או להזמין ספק חיצוני המתמחה בעיצוב אירועים? גם כאן מומלץ לשקול את נתוני האירוע שלכם כגון – כמה שולחנות ואורחים יהיו? באיזה עיצוב תסתפקו? האם רק סידורי נרות ופרחים על השולחנות? או גם שנדליר וכלים מיוחדים יותר יכללו בעיצוב? אם העיצוב הינו בסיסי ותוכלו ביום האירוע להספיק לעצב בעצמכם – תוכלו לחסוך, אך אם לא – תמיד ניתן למצוא מעצבי אירועים, זולים ויקרים – תלוי כמובן בכמות השולחנות והדברים הנוספים שתרצו.

לבן שחור או בכלל צהוב?

מה נלבש ליום כזה? זו השאלה שבדרך כלל רודפת הרבה אנשים בכל אירוע לא משנה גודלו. שום אירוע לא יהיה מושלם בלי הOutfit המתאים. השקיעו מחשבה (!) במה תלבשו, באיזה תכשיט תוסיפו באיזה נעל תבחרו ומה תחליטו לשים או לא, זכרו שההופעה בידיים שלכם – אך חשוב שגם תהיה נוחה לכם ביום האירוע, כי הרי אתם הראשונים ברחבת הריקודים!

השורה התחתונה:

לסיכום, ארגון האירוע נתון להחלטתכם בכל מובן, זה בידיים שלכם לאן זה יעלה או ירד, מצאו את האנשים הנכונים והפיקו חוויה בלתי נשכחת לכם ולאורחים שלכם.

כמו בכל דבר בחיים, אל תהנו מהתוצאה ותחכו אך ורק לה, הדרך לא פחות מהנה וייתכן שתגעגעו להרגשת התכנון ולפרפרים בבטן…